Strategische doeners en creatieve denkers

DPI is een fullservice communicatiebureau dat zich richt op het ontwerpen van offline en online communicatie – waaronder ook Mahouts visuele identiteit en website. Een druk bedrijf vol strategische doeners en creatieve denkers. Maar ook met een wens om meer datagedreven beslissingen te nemen. Mahout maakte de bedrijfsvoering voor DPI inzichtelijk met een intuïtief stuurinformatiedashboard.

Wel data, geen inzicht

Of het eindproduct nu een 3D-animatie of website is, DPI houdt de status van al haar projecten bij in hetzelfde CRM-systeem. Hierin worden de financiën, taakverdeling, urenregistratie en voortgang van elk project opgeslagen. Dit biedt weliswaar rijke data, maar het CRM-systeem bood niet de juiste visualisaties met de juiste doorsnijdingen om actiegerichte inzichten te leveren. Een intuïtief overzicht met de belangrijkste KPI’s ontbrak, evenals relevante benchmarks en de ontwikkeling over tijd. Alle reden dus voor een actiegericht stuurinformatiedashboard!

Define, design, develop…

Maar het vertalen van data naar inzichten begint niet met het bouwen van een dashboard. Want een goed dashboard begint aan de tekentafel. We gingen daarom eerst in gesprek met eindgebruikers om concreet te maken waar de behoefte voor stuurinformatie precies uit bestaat. En om telkens te challengen: wat voor acties ga je aan deze informatie verbinden? Hoe ga je deze grafiek gebruiken om beslissingen te nemen? Deze define-fase is cruciaal om ervoor te zorgen dat het dashboard uiteindelijk echt meerwaarde oplevert en daardoor structureel onderdeel wordt van de werkwijze.

Daarna volgde het design: een mock-up van het dashboard om de gebruiksvriendelijkheid te testen. Hierin kozen we voor drie verschillende schermen, elk toegespitst op één van de drie hoofdgebruikersgroepen: directieleden, teamleiders en projectmanagers. Met visualisaties op het juiste niveau van detail die voor de verschillende gebruikers de inzichten geven die voor hun werk het meest relevant zijn.

Tijd om de technische handen uit de mouwen te steken! In de develop-fase was een pragmatische aanpak voor DPI belangrijk. Geen uitgebreid data warehouse, wel een flexibele en kosteneffectieve oplossing. Daarom richtten we een cloud-oplossing in met een API-connector die het online CRM-systeem direct koppelt aan Power BI. Op dit schaalbare fundament bouwden we een Power BI dashboard in DPI’s eigen online omgeving, met elke ochtend ververste data.

… and deliver!

Hoe laat je een nieuw dashboard echt landen in de organisatie? Om een kickstart te geven aan de duurzame inbedding in de organisatie, organiseerden we een interactieve training om het dashboard te presenteren én de gebruikers mee te nemen in het gebruik ervan. Waar vind je in één oogopslag de belangrijkste financiële informatie over je team? Welke filters gebruik je om snel antwoord te vinden op je vraag over een bepaald project?

Door er zelf mee aan de slag te gaan ontdekten de gebruikers al snel de meerwaarde van het dashboard voor hun eigen werkzaamheden. Daarnaast creëert zo’n gezamenlijke sessie ook een gedeeld verantwoordelijkheidsgevoel: nu alle informatie inzichtelijk is voor alle gebruikers, heeft iedereen ook een rol in het zorgen dat de data correct en up-to-date is. Bijvoorbeeld: hoe recenter de urenregistratie is, hoe accurater de voorspellingen van de behaalde omzet en het gerealiseerde uurtarief.

Inspiratie voor de toekomst

Na afloop van de training klinken hier en daar nieuwe vragen: kunnen we niet ook deze en deze data toevoegen? Kunnen we niet onze targets nog verder uitbreiden? Zouden we niet het verloop van bepaalde projecten kunnen voorspellen? Zo’n respons is het mooiste cadeautje dat wij als Mahout kunnen krijgen. Want het laat zien dat het vliegwiel is aangezwengeld, op weg naar een steeds verder datagedreven organisatie.